08 Apr Arriva l’era dell’udienza smart: avvocati in videoconference

Partiranno a breve le udienze telematiche, una vera innovazione per l’istituzione giuridica che ha reagito prontamente alle conseguenze generate dal terremoto Covid-19.

Come noto, in applicazione dell’art. 2, comma secondo, lett. f), D.L. 8 marzo 2020, n. 11, è stata prevista la possibilità per i Presidenti dei Tribunali di prevedere “lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia”. Secondo il suddetto articolo “lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalita’ idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti”.

Come funziona?

Registrazione

L’avvocato prima di tutto deve creare gratuitamente un account Microsoft Teams e istallare l’app sul proprio pc.

Chi intende partecipare in videochiamata lo richiede con il deposito a Pct dell’istanza ad hoc 5 giorni lavorativi prima della data fissata per l’udienza in modo da dare il tempo al magistrato e al cancelliere di organizzarsi. E’ necessario indicare nella nota di deposito un indirizzo di posta non certificata a cui ricevere l’invito alla riunione il giorno dell’udienza e un cellulare per eventuali comunicazioni. Meglio non usare la pec per la registrazione dell’account perchè a causa delle restrizioni connesse potrebbe essere non possibile completare l’operazione. Per i difensori è meglio scegliere il proprio nome indicando il numero di ruolo del procedimento per il quale si partecipa alla videochiamata in modo da rendere più facile l’individuazione per il magistrato.

La convocazione

Il giorno dell’udienza, il magistrato crea il team e invia gli inviti con largo anticipo sull’orario della convocazione. Per accedere il legale deve aprire la mail di invito inserendo le credenziali create in fase di generazione dell’account Microsoft Teams. Il difensore è ammesso in una stanza di attesa virtuale come se aspettasse fuori dall’aula.  Per aprire l’udienza, il giudice deve richiedere le credenziali e gli avvocati devono mostrare il tesserino verso la webcam.

Si apre un canale di conversazione chiamato “generale”: selezionando con il mouse ci si trova nella camera principale dell’udienza. Quando si accede al team è possibile leggere tutti i messaggi chat inseriti nella creazione e quelli dopo l’ingresso.

L’udienza.

Compiuta l’identificazione delle parti l’udienza si svolge come sempre. Ciascuno parla a suo turno e si procede con la verbalizzazione. Il magistrato carica il verbale in formato “docx” nella sezione file del menu. Al termine il giudice elimina il team e l’avvocato accetta l’eliminazione.

Lo Studio Martelli & partners S.p.A. in vista dell’avvio del procedimento telematico ha calendarizzato a partire dalla metà di marzo test giornalieri di udienza telematica con l’obiettivo di collaudare il sistema, la sua fruibilità, evidenziarne le criticità ed esercitare i professionisti al suo utilizzo. Giorno dopo giorno tutte le risorse a turno hanno simulato un’udienza a partire dalla convocazione del magistrato, dalla presentazione del tesserino, all’accesso all’udienza virtuale, al caricamento dei file, alla compilazione del verbale e alla chiusura dell’udienza. Tutti i processi sono stati analizzati evidenziando le criticità e cercando di trovare passo dopo passo una soluzione al fine di essere pronti per questo importante passo.