01 Mag Firma digitale Art. 83 c.p.c. procura alle liti – cosa c’è da sapere

Art. 83 c.p.c.: Procura alle liti

Quando la parte sta in giudizio col ministero di un difensore, questi deve essere munito di procura.

La procura alle liti può essere generale o speciale, e deve essere conferita con atto pubblico o scrittura privata autenticata.

La procura speciale può essere anche apposta in calce o a margine della citazione, del ricorso, del controricorso, della comparsa di risposta o d’intervento, del precetto o della domanda d’intervento nell’esecuzione, ovvero della memoria di nomina del nuovo difensore, in aggiunta o in sostituzione del difensore originariamente designato. In tali casi l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore. La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica.

La procura speciale si presume conferita soltanto per un determinato grado del processo, quando nell’atto non è espressa volontà diversa

Per la procura generale, rimessa attraverso una scrittura privata autenticata o atto pubblico, nell’ipotesi di sottoscrizione digitale da parte del mandante, è sempre necessario l’intervento del notaio o altro pubblico ufficiale competente.

L’autentica della firma digitale da parte del pubblico ufficiale è regolamentata dall’art. 25, d. Leg.  7 marzo 2005 n. 82, che testualmente prevede:

“L’autenticazione della firma elettronica, anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento giuridico”

Per la procura speciale apposta all’interno dell’atto, cioè a margine o in calce, l’autografia deve essere certificata dal difensore.

Invero il difensore – avvocato si limita ad effettuare una certificazione, ovvero ad identificare il mandante, controllare la riferibilità della firma a quest’ultimo, ed all’eventuale accertamento dei poteri rappresentativi di chi ha conferito la procura.

Con l’introduzione del processo civile telematico e cioè con la possibilità di depositare in maniera telematica gli atti, sorgeva il problema relativo al fatto che la procura non poteva essere contenuta all’interno di un atto predisposto con un programma di videoscrittura e trasformato in un file “.pdf”. La procura rilasciata su un documento digitale o reso digitale non può tecnicamente essere congiunta materialmente all’atto di riferimento, come previsto dal testo dell’art. 83 c.p.c., dopo la novella del 1997.

Questa lacuna è stata colmata nel 2009, che riprendeva la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all’atto a quella realizzata mediante strumenti informatici, che nel caso sono costituiti dalla cosiddetta “busta telematica” (contenente l’atto principale e i suoi allegati, tra i quali la procura, come disciplinata dalle specifiche tecniche) che viene depositata telematicamente. In pratica, l’atto e gli allegati sono contenuti nella cosiddetta “busta telematica”, ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici)

Ne deriva pertanto che chi intendeva depositare una procura in formato digitale, lo doveva fare mediante il deposito di un file separato dall’atto a cui la procura si riferisce.

Il metodo che è stato utilizzato finora, e che si seguirà ancora quando la procura è sottoscritta di pugno, è quello di predisporre la procura mediante un programma di videoscrittura, stampare il documento e farlo sottoscrivere di pugno dal mandante. La firma di quest’ultimo deve essere certificata dall’avvocato mediante l’opposizione, sotto la sottoscrizione del mandante, della firma di pugno da parte dell’avvocato stesso. Il documento cartaceo così predisposto deve quindi essere scansionato per essere trasformato in un file digitale, che l’avvocato sottoscrive digitalmente per autenticare la conformità della copia informatica rispetto al relativo documento cartaceo.

Altra modalità di rilascio di procura digitale attiene all’ipotesi in cui il mandante apponga la sua firma digitale sulla procura creata su documento digitale nativo, e cioè mediante la conversione di un file predisposto con un programma di videoscrittura in un file “.pdf” testuale. Perché il mandante sottoscriva una procura digitale deve essere dotato degli appositi dispositivi di firma digitale

In questi casi, l’avvocato dovrà sempre e comunque sottoscrivere con propria firma digitale, la procura firmata digitalmente come dimostrazione della certificazione richiesta dalla legge.

Tale attività di certificazione, ad opera del difensore, ad alcuni è parsa inutile e ridondante, atteso che la firma digitale è costituita da un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato. Tuttavia, l’avvocato deve poter dimostrare di aver verificato i poteri rappresentativi del mandante, la paternità della firma digitale, la corrispondenza tra il nominativo del mandante e la titolarità del certificato di firma digitale, nonché se il certificato di firma è valido, anche perché, se lo stesso è revocato, scaduto o sospeso, le conseguenze equivalgono ad una mancata sottoscrizione (art. 21, comma 3 del CAD).

In tal senso, la prova che l’avvocato abbia compiuto tale preventiva certificazione può essere data solo dalla apposizione della propria firma digitale.

Due sono le modalità di sottoscrizione digitale:

1. FORMATO PAdES, (PDF Advanced Electronic Signature – firma PDF) che ha le seguenti caratteristiche tecniche:

• consente di sottoscrivere solo files .pdf;
• genera un nuovo file che mantiene l’estensione .pdf, pertanto se il file firmato viene salvato nella stessa cartella di quello originario lo sovrascrive;
• consente di posizionare la firma su una o più parti del documento;
• permette di aggiungere un segno grafico visibile sul documento, tra cui l’immagine della firma del titolare;
• permette di verificare i requisiti del certificato con alcuni programmi di lettura di files .pdf (in particolare Adobe Reader ha un plug-in che si collega alla CA e controlla la CRL),

in altri termini, il documento sottoscritto con firma digitale secondo il formato PAdES, è un documento informatico (file) con estensione “.pdf”, leggibile con i comuni programmi a ciò deputati (ad es. Acrobat Reader o PDF-Xchange) e installati praticamente su tutti i computer, tablet o smartphone.

La firma digitale in formato PAdES prevede diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende possibile posizionare graficamente la firma in una particolare posizione del documento informatico, rende il documento più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo documenti di tipo PDF.

Il formato PAdES, per intederci è quello attualmente utilizzato dalla consolle del magistrato per firmare digitalmente i provvedimenti del giudice e rende possibile, ad es., l’apposizione dei cd. “timbri” sulle istanze provenienti dai soggetti abilitati esterni (es. «visto, si autorizza» o simili, che compaiono in blu sui provvedimenti, in alto a sinistra).

2. FORMATO CAdES

• consente di sottoscrivere diversi tipi di files, non solo .pdf,
• genera un nuovo file che aggiunge al file originario l’estensione .p7m, pertanto se il file firmato viene salvato nella stessa cartella di quello originario non lo sovrascrive,
• non consente di posizionare la firma su una o più parti del documento,
• non permette di aggiungere un segno grafico visibile sul documento,
• permette di verificare i requisiti del certificato sono mediante i software di lettura di tale formato (vedasi note 6 e 7),

è un file con estensione “.p7m”, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di sbustare il documento sottoscritto es. “Firma OK Gold” o “Dike”), programmi che vengono forniti gratuitamente insieme ai dispositivi di firma digitale Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file (e quindi anche gli allegati, che, peraltro, di norma, “possono” essere sottoscritti con firma digitale ma non “debbono”), ma presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il documento oggetto della sottoscrizione in modo immediato, necessitando dell’installazione di un’applicazione specifica.

ogni verifica sulla firma è delegata al sistema del Ministero di Giustizia, che lo effettua automaticamente, emettendo la terza PEC attestante l’esito di tali controlli.

Allo stato, né il giudice, né l’avvocato di controparte, e in parte nemmeno la cancelleria possono verificare se l’atto è sottoscritto digitalmente con firma valida dal difensore (potendo solo questi verificare che l’atto è firmato!): si è infatti scelto, come detto, che tale accertamento sia rimesso al sistema. Tali controlli automatici su paternità e validità della firma del difensore sono del resto assolutamente efficaci.

Il sistema verifica la validità del certificato di firma al momento del deposito, cioè quando il sistema ministeriale scarica la busta. Tale momento, salvo fermi del sistema, corrisponde di massima a quello indicato nella seconda PEC, che attesta l’avvenuto deposito telematico.

Tale regolamentazione sembrerebbe precludere la possibilità per i giudizi innanzi agli Uffici dei Giudici di Pace, per i quali non sono operative “le disposizioni sul deposito telematico degli atti processuali”, la possibilità di costituirsi a mezzo di una procura sottoscritta dalla mandante digitalmente ed autenticata dal difensore digitalmente: a nostro avviso, invece, essa è utilizzabile!

È stata quindi prevista espressamente, nella nuova formulazione, la validità della procura rilasciata anche su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale, solo qualora però questo sia congiunto – parificandola quindi alla previgente nozione di “congiunzione materiale” ut supra – all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici che dovranno essere però individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia.

Per i giudizi avanti al giudice di pace è ammessa la notifica dell’atto di citazione e della procura alle liti a mezzo pec e, quindi, sottoscritti digitalmente!

La validità dell’atto di citazione e procura sottoscritti digitalmente, notificati a mezzo pec, e depositati in formato analogico è conferita dall’attestazione di conformità all’originale digitale della copia prodotta.

L’art. 23 co. 2 D. Lvo 82/05, secondo il quale “le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta” (cfr. tra le molte, Cass. Sez. 6 – 3, Ordinanza n. 21003 del 08/09/2017; Cass. Sez. 5, Ordinanza n. 13439 del 27/07/2012 e da ultimo Cass. Sez. 3, Ordinanza n. 4932 del 2.3.2018).

La sottoscrizione in calce all’attestazione cartacea depositata presso la cancelleria della Corte deve essere necessariamente autografa (manuale) e non digitale” (così Cass., Sez. 6 – 3, Ordinanza n. 28473 del 29.11.2017; conf., tra le molte, Cass. sez. III 20 aprile 2018 n. 9814; Cass., Sez. 6-3, Ordinanza n. 7443 del 23/3/2017; Cass. Cassazione civile sez. III 14 luglio 2017 n. 17450).

Per analogia riteniamo sia possibile per il convenuto costituirsi con procura digitale sottoscritta digitalmente dalla mandante convertita in formato cartaceo e della quale ne sia attestata la conformità dal difensore, almeno in modalità PAdES attraverso la quale si leggono gli estremi del dispositivo di firma.